검찰청이 RFID 인프라를 활용해 기록물 보안을 강화하고, 기록의 보존부터 열람, 대출, 반납, 폐기에 이르는 전체 기록관리 업무에 대한 자동화를 구현함으로써 업무 프로세스를 혁신해 나가고 있다.
검찰청이 RFID 인프라를 활용해 기록물 보안을 강화하고, 기록의 보존부터 열람, 대출, 반납, 폐기에 이르는 전체 기록 관리 업무에 대한 자동화를 구현함으로써 업무 프로세스를 혁신해 나가고 있다.
검찰청은 2007년 RFID 기반 검찰청 기록관리시스템(이하 CATS)을 검찰 핵심 전략사업으로 선정해, 매년 지검 및 지청으로 확산 구축해 운영하고 있다. RFID 기반 CATS 시스템 확산·전환을 통해 기록 보존 업무 프로세스의 혁신 및 기록 관리 업무의 일관성을 확보해 나가고 있는 것이다.
2017년 기존 보존사무시스템의 폐지가 예정돼 있는 가운데, CATS 시스템은 전국에 있는 58개 청 중에 50개청(86%)에 구축 적용돼 있으며, 수사사건기록물 1,120만 건 중 1,043만 건(93%)에 RFID 태그가 부착 완료돼 있다.
검찰청은 RFID 도입 이전 기록관리 업무 프로세스 상에서 여러 불편 및 문제점을 안고 있었다.
관계자에 따르면, 기록 보존 업무에서는 사건기록물 수기 입력의 불편과 사건기록물 권단위 정보 관리하지 않았었고, 사건기록물 렉단위 상세위치 관리 미흡으로 검색 시 시간이 소요됐다. 대출/반납 업무에서는 대출 신청을 문서로 작성해오다보니 대출 장부관리의 불편이 야기됐고, 더욱이 전산정보의 실시간 등록이 안됐다.
기록 검색 업무의 경우, 오보존 기록물의 수작업 검색으로 인한 과다 시간이 소요됐고, 오보존 발생 시 넓은 서고의 수작업 검색으로 업무 부하가 과중됐다. 폐기 처리 업무에서는 수작업 폐기심사로 인한 과중한 업무 부담 및 오류 폐기 가능성의 문제가 있었다.
검찰청이 CATS를 검찰 핵심 전략사업으로 선정한데에는 이러한 문제를 해결해 기록물 보안을 강화하고 기록물의 보존에서 폐기까지 전체 기록관리 업무에 대한 자동화를 비롯해, 수사지연의 방지 및 신속한 현업 대응이 필요했기 때문이다.
그림 1. 서비스 개념도 (출처 : 검찰청)
그림 2. CATS 목표 시스템 (출처 : 검찰청)
RFID 도입으로 정량 및 정성적 효과 탁월
RFID 기반 CATS 시스템이 도입되면서 불편을 초래하고, 문제가 됐던 업무들이 대폭 개선됐다. 기록 보존에서는 태그 부착으로 수기 입력에 대한 오입력이 사라졌고, 사건기록물의 권단위 관리로 유실 방지는 물론, 사건기록물 상세 위치정보 관리가 가능해졌다.
대출/반납 업무의 경우, 대출 업무의 Paperless화와 실시간 대출/반납 처리 및 대출/반납 이력관리로 신속한 대출 및 반납이 이뤄지고 있다. 기록 검색 업무의 경우도 RFID 장비를 활용한 사건기록물의 신속한 검색이 가능해졌다. 폐기 처리 업무에서도 폐기 심사의 전사화로 폐기심사의 수작업 최소화 및 심사의 정밀도가 향상됐다.
이렇듯 검찰청은 CATS 시스템의 확산을 통해 다양한 효과를 얻고 있다. 정량적인 효과와 정성적인 효과로 나눠볼 수 있다.
검찰청 관계자가 제시한 정량적인 효과를 보면, 기록물 대출/반납 업무 소요시간 및 폐기 기록물 검증 소요시간이 현저하게 줄어들었으며, 오보존 기록물 검색 소요시간도 현재 수준대비 79% 향상된 것으로 나타났다. 그리고, 기록물 오보존율이 현재수준 대비 63% 감소했다.
표. CATS 구축을 통한 정량적 효과
다음으로 정성적인 효과로는 ▲ RFID 기반의 검증된 기록대출 및 반납기능을 활용하여 정보획득의 자동화를 통해 기록물 위치정보 확보 및 오보존 기록물 사전 방지 ▲ 기록 보존, 대출, 무단반출 현황정보를 실시간 모니터링을 통해 보다 안정적인 기록물 보안체계 강화 ▲ 사건기록물에 RFID 태그를 부착하여 기록물에 대한 추적성 확보 및 효율적인 서고관리업무 수행 ▲ 전산 미등록 사건기록물의 전산화를 통해 지검(청)별 기록물의 정확한 현황 및 통계 정보를 제공하고, RFID 태그 부착으로 투명하고 책임있는 기록관리 업무 보장 ▲ 사건기록물에 대한 신속한 대출을 통해 유관부서(법원, 경찰청 등)와의 유기적인 업무 가능 ▲ 문서관리의 투명성 및 가시성을 확보하고 문서 가치의 정확성을 제고하여 문서관리 업무의 효율성 극대화 등을 꼽을 수 있다.
김진희 기자 (jjang@hellot.net)
